Reisekosten-Tool

Reisekostenabrechnung für Freiberufler

Hier gibt es ein kostenloses, von mir entwickeltes Tool zur Reisekostenabrechnung für Freiberufler und andere Selbständige, die keine Umsatzsteuer zahlen müssen und so vielleicht zwischen 3 und 50 geschäftliche Reisen pro Jahr unternehmen. Das Tool ist:

effizient : flink : stabil : übersichtlich : narrensicher : kostenlos

komfortabel : leicht anpassbar (bei jeder Steuer-Regel-Änderung)

Für alle, die das Tool schnell mal ausprobieren möchten: Es besteht nur aus einer einzigen Datei und ist weitgehend selbsterklärend. Anleitung ist integriert. Läuft unter Windows und auf dem Mac (Linux vielleicht auch). LibreOffice oder OpenOffice muss installiert sein. Einfach Zip-Datei runterladen >> In Ordner Deiner Wahl entpacken >> Doppelt Anklicken (oder aus LibreOffice/OpenOffice heraus aufrufen) >> und los geht’s.

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Lieber erstmal mehr erfahren, dann weiterlesen:

Was kann das Reisekosten-Tool?

  • Es ist in 2 Minuten fertig eingerichtet.
  • Hat eine sehr übersichtliche Bedienoberfläche mit standardmäßigem Vollbildmodus.
  • Lässt sich mit nur 6 großen (fast) selbsterklärenden Schaltflächen vollständig bedienen.
  • Erzeugt auf Knopfdruck eine neue Reise mit einer automatisch vergebenen, fortlaufenden Reise-Nummer.
  • Jeweils alle Reisen und Reisekostenabrechnungen eines Jahres sind übersichtlich in einer Datei.
  • Wenn eine Reise fertig eingegeben ist, wird die ganze Jahresdatei auf Knopfdruck unter dem Namen des Benutzers mit dem entsprechen Steuer-Jahr abgespeichert und gegen weitere (versehentliche) Bearbeitung geschützt. (Falls dann aber doch mal Änderungen nötig werden, lässt sich die Reise natürlich leicht wieder „freischalten“.)
  • Außerdem wird automatisch für die jeweilige Reise eine übersichtliche PDF-Datei mit dem Namen des Benutzers und dem Jahr und der Reisenummer erzeugt. Diese Datei kann dann als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden.
  • Integrierte Hinweise für die Zuordnung der einzelnen Kostenpositionen zu den einzelnen Feldern der offiziellen Anlage EÜR des Finanzamts.
  • Wiederkehrende Reiseanlässe und Reiseziele können auf Wunsch definiert und danach bei jeder Reise rasch ausgewählt werden.

Ansichten zum Anklicken

Was kann das Tool nicht?

  • Umsatzsteuer berechnen.
  • Auslandsreisen abrechnen (die Pauschbeträge und aktuellen Reisekosten-Steueregeln von Deutschland sind standardmäßig eingearbeitet).
  • Mit wenig Programmieraufwand ließe sich das Tool aber auch dafür anpassen!

Welche Systemvoraussetzungen braucht es?

  • Das Tool besteht aus nur einer einzigen kleinen Datei, die in einen beliebigen Ordner kopiert werden und von dort auch direkt z.B. mit Doppelklick gestartet werden kann. Auch die automatisch beim Speichern generierte Benutzerdatei und die einzelnen Reisen im PDF-Format werden automatisch in dem gleichen Ordner abgelegt.
  • Zusätzlich muss eine Version des kostenlosen Programmpaketes LibreOffice oder OpenOffice auf dem Rechner installiert sein (es funktionieren auch ältere Versionen). Wer eines der beiden schon installiert hat, braucht keine weitere Version. Wer es noch nicht installiert hat, findet hier LibreOffice und hier OpenOffice zum kostenlosen Download.
  • Das Ausführen von Makros muss in LibreOffice/OpenOffice zumindest für die Tool-Datei freigegeben werden.
  • Getestet wurde das Tool sowohl auf Windows Rechnern als auch auf Macs. (Linux wurde nicht getestet.)

Was kostet das Reisekosten-Tool?

  • Das Tool kostet nichts. Es kann hier ohne Anmeldung oder Hinterlegung von Namen oder E-Mailadresse als Zip-Datei heruntergeladen werden.

Was darf mit dem Tool gemacht werden?

  • Das Tool ist Quelloffen und kann beliebig weiter gegeben und verändert werden.
  • Ich würde mir aber wünschen, dass es nicht genutzt wird, um damit Geld zu verdienen.

Wird es Updates geben?

  • Für mich selbst werde ich, immer wenn es steuerlich betrachtet, Änderungen gibt, auch eine neue Version „bauen“.
  • Diese werde ich dann auch wieder hier zum Download anbieten.

Wer haftet bei Fehlern oder Datenverlust?

  • Da ich das Tool kostenlos anbiete und weder Programmierer noch Steuerberater bin, übernehme ich keinerlei Haftung.
  • Ich versichere aber, das ich es gründlich entwickelt habe und umfangreichen Funktionalitäts-und mathematischen Plausibilitätstests unterzogen habe.

Wie kann das Reisekosten-Tool installiert werden?

  • Lade die gezippte Datei auf Deinen Rechner.
  • Entpacke sie in einen beliebigen Ordner Deiner Wahl.
  • Wenn Du LibreOffice oder OpenOffice bereits installiert hast, öffne die Reisekosten-Datei entweder mit einem Doppelklick oder starte zunächst LibreOffice/OpenOffice und öffne von dort aus die Reisekostendatei.
  • Andernfalls installiere zunächst LibreOffice oder OpenOffice auf Deinem Rechner.
  • In LibreOffice/OpenOffice musst Du in den Einstellungen den Zugriff auf Makros freigeben:
    Extras »» Optionen »» LibreOffice bzw. OpenOffice »» Sicherheit »» Makrosicherheit
    Dort empfehle ich, das Häkchen beim Sicherheitslevel „mittel“ zu setzten. Dann wirst Du bei
    jedem Öffnen einer Datei gefragt, ob Du die Makro-Ausführung frei geben möchtest oder nicht.
  • Folge ansonsten den Infos und Tipps aus der Anleitung. Diese findest Du hier separat als PDF-Datei zum Download und auch nach Start des Tools links am unteren Rand zum Anklicken.
  • Wenn das Tool erst einmal geöffnet ist, ist das meiste aber auch selbsterklärend. Du kannst Dich also auch einfach durchklicken und alles ausprobieren.

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Entstehungsgeschichte

Neben meinen beiden Leidenschaften Musik und Psychologie, gibt es noch etwas, was mir ab und an Freude macht: „Bauen, Basteln, Schrauben“ und auch Mathematik, die ich sogar ein Jahr lang in Bolivien und dann noch drei Monate lang in Münster studiert habe 🙂

Für viele berufliche und private Themen habe ich über die Jahre funktionale Software gefunden, mit der ich auch gut klar komme. Im Bereich Terminvergabe, Rechnungswesen, Reisekostenabrechnung und Buchführung – alles Themen, bei denen bei mir ohnehin nicht viel Freude aufkommt – habe ich immer wieder Programme ausprobiert, manche auch 2 oder 3 Jahre lang benutzt. Wirklich glücklich wurde ich mit keinem von ihnen.

Sie waren oft umständlich zu bedienen, hatten kleinere und größere Fehler, konnten viel zu viel oder zu wenig für meine Ansprüche als allein arbeitender Freiberufler. Etliche liefen eine Zeit lang stabil und fügten dann mit irgendeinem Update teils gravierende Fehler hinzu oder strichen einfach für mich wichtige Funktionen. Das übelste, was ich da mal erlebt habe, war ein Buchführungsprogramm eines großen, bekannten Herstellers, dass bei der Zusammenrechnung für meine Einnahmen-Überschussrechnung ein ganzes Einnahmen-Konto mit 16.000 Euro „unterschlagen“ hat. Wäre die Summe nicht zufällig so hoch gewesen, hätte ich es vermutlich gar nicht bemerkt – ein Steuerprüfer später aber vermutlich schon. Der Service der Firma brauchte nach meiner Meldung mehr als ein Jahr, um den Fehler zu korrigieren. Als Konsequenz daraus habe ich damit aufgehört nach einem für mich besseren Programm zu suchen und habe mir ein kleines, für mich maßgenschneidertes Buchführungs- und Einnahmen-Überschussrechnungs-Programm geschrieben, das sich blitzschnell und zuverlässig bedienen ließ. Es hat mir und einigen Kolleg*innen 10 Jahre lang gute Dienste erwiesen – kein Ärger mehr und alles, was man brauchte, stets übersichtlich vorhanden.

Erst im letzten Jahr bin ich dann durch Zufall auf eine Software gestoßen, die für meine Zwecke ideal ist – entwickelt aus der Praxis für die Praxis von einem kleinen, sehr kompetenten, kundenorientierten Team. Mit dieser Software macht es mir sogar erstmalig Spaß, Termine zu vergeben, Rechnungen zu schreiben, Klientenakten zu führen und meine Buchhaltung zu machen. Das Programm ist so gut gemacht, dass ich mit seiner Hilfe pro Woche ca. 3 Stunden Zeit spare und vor allem Nerven und mögliche Fehler vermeide. Meine Klienten können sich selbst ihre Termine buchen und, falls erforderlich auch wieder stornieren. Nicht mal um die Datensicherung muss ich mich mehr kümmern und (fast) papierlos ist mein Büro dadurch auch geworden – usw. usw. Diese tolle Software heißt: Lemniscus … für mich ist sie die erste in diesem Bereich, die deutlich mehr hält, als sie verspricht 🙂

Lemniscus kann fast alles, aber keine Reisekostenabrechnung (muss sie auch nicht können!). Auch in diesem Software-Bereich habe ich über die Jahre mit den verschiedenen Anbietern auch nicht wirklich gute Erfahrungen gemacht. Hier können die Programme, die auf dem Markt zu finden sind, viel zu viel, sind für Firmen konzipiert und sind dadurch für mich viel zu groß und umständlich. Da dauert jede Reiseeingabe gefühlt … ewig und teuer sind die Programme aufgrund der Hauptzielgruppe auch noch und das jedes Jahr wieder. Also nicht wirklich brauchbar für die Handvoll beruflicher Reisen, die ich pro Jahr mache. Alternativ zu den großen Programmen findet man im Netz kostenlos kleine, ganz brauchbare Excel-Tabellen oder ausfüllbare PDF-Dokumente. Solche kommen in meinem Fall in Frage, sind aber nicht wirklich komfortabel und auch hier habe ich leider schon falsch rechnende gefunden.

Also habe ich mich dran gesetzt, ein kleines einfach zu bedienendes Reisekostenabrechnungs-Tool zu schreiben. Gedacht war es zunächst auch wieder nur für mich selbst und ein paar befreundete Kolleg*innen. Da es mir jetzt aber ganz gelungen zu sein scheint, teile ich es gerne hier:

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